Ryzyko nadużyć w przedsiębiorstwie transportowym

image_pdfimage_print

Podstawą prawidłowego funkcjonowania zespołu jest wzajemne zaufanie. Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników już z chwilą zatrudnienia nowej osoby i powierzeniem jej do wykonywania określonych obowiązków daje wyraz swojego zaufania. Nie można jednak zbudować i rozwijać biznesu wyłącznie na zaufaniu. Brak procedur wewnętrznych dotyczących minimalizacji ryzyka wystąpienia nadużyć lub innego rodzaju naruszenia prawa związanych z prowadzoną działalnością, zwiększa automatycznie możliwość wystąpienia strat, szkód lub sankcji karnych. Współczesny przedsiębiorca musi sobie zdawać sprawę, że unikanie wdrożenia rozwiązań mających na celu zredukowanie ryzyka nadużyć  i innych zagrożeń, tłumaczenie się, iż nie miał wiedzy w tym zakresie, nie zwalnia go z odpowiedzialności. Problem ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców, w tym także branży transportowej.

Odpowiednie procedury a nadużycia w firmie

Niedysponowanie przez firmę odpowiednimi procedurami, wytycznymi dotyczącymi minimalizacji ryzyka naruszenia prawa, jak również wystąpienia nadużycia ze strony pracownika lub kontrahenta wskazuje, że nie zdajemy sobie sprawy z ewentualnych nadużyć w naszej firmie. Tym samym nie mamy świadomości odnośnie poniesionych z tego tytułu strat. Każdy obszar działalności w firmie narażony jest na możliwość wystąpienia nadużycia. Powyższe może być wynikiem celowego działania bądź niedostatecznej ilości szkoleń z zakresu etyki, przepisów oraz zagrożeń, jakie mogą się pojawić podczas wykonywania czynności służbowych. Brak wystarczającej liczby profesjonalnych szkoleń, uświadamiających pracownikom zakres ich uprawnień oraz zagrożeń związanych z wykonywaną pracą może „uśpić” ich czujność podczas wykonywania swoich obowiązków i tym samym doprowadzić do daleko idących w skutkach strat.

Na jakiego rodzaju nadużycia lub zagrożenia narażona jest branża transportowa?

Branża transportowa obejmuje bardzo szeroki obszar działań, głównie o charakterze logistycznym, ale także prawo pracy, kwestie podatkowe, cło, przewóz towarów niebezpiecznych, przewóz żywności, a nawet zagadnienia dotyczące ochrony środowiska i wiele innych. Zapanowanie nad taką ilością zadań wymaga nie tylko wdrożenia odpowiednich procedur, ale także bieżącego monitorowania i wyznaczenia osób odpowiedzialnych za określony dział. Pewne kwestie można uregulować ogólnie w kodeksie etyki danego przedsiębiorstwa, inne wymagają szerszego spojrzenia na problem i niejednokrotnie wiedzy specjalistycznej. Oprócz nieprawidłowości o charakterze etycznym oraz takich jak: mobbing, nierówne traktowanie, dyskryminacja, bezprawne wykorzystanie sprzętu służbowego do celów osobistych, w przypadku przedsiębiorstwa transportowego dochodzą jeszcze zagrożenia, ściśle związane ze specyfiką tego rodzaju działalności. Należą do nich między innymi: nadużycia w zakresie zamówień, defraudacje, kradzieże. Z uwagi na specyfikę działalności jaką jest transport, szczególną uwagę należy zwrócić na:

  • problematykę ochrony danych osobowych (przede wszystkim przez pryzmat przepisów wchodzących w życie z dniem 25 maja 2018 r.; RODO) i zagrożeń związanych z bezprawnym ujawnieniem, zniszczeniem, przetwarzaniem itp. danych osobowych;
  • współczesnych zagrożeń związanych z transportem towarów i osób (stąd zasadność opracowywania i wdrażania procedur respektujących politykę i przepisy UE z dziedziny azylu i migracji,  z uwzględnieniem brytyjskiej ustawy z 1999 r. o imigracji i udzielaniu azylu);
  • narażenie na działania podmiotów  znajdujących się na „czarnej liście” (respektowanie rozporządzenia Rady WE nr 2580/2001 w sprawie szczególnych środków restrykcyjnych skierowanych przeciwko niektórym osobom i podmiotom mającym na celu zwalczanie terroryzmu);
  • zagrożenia dotyczące bezpieczeństwa informacji (przekazanie informacji osobom nieuprawnionym);
  • sabotaż (np. celowe zanieczyszczanie powierzchni ładunkowej);
  • zagrożenie uwikłania w oszustwo podatkowe (z tego też powodu zasadne jest opracowanie procedur mających na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktury);
  • fałszerstwa dokumentów;
  • nadużycia w procedurze legalizacji pobytu;
  • nadużycia w rozliczaniu kosztów służbowych.

Z pewnością nie jest to katalog zamknięty i z praktyki można by było wskazać jeszcze inne formy nadużyć lub zagrożeń. Jedynym sposobem zapobiegania wystąpienia (lub zminimalizowania ryzyka wystąpienia) tego rodzaju zdarzeń oraz ich skutkom jest opracowanie i wdrożenie stosownych procedur, a następnie zapoznanie pracowników z ich treścią. Konieczne jest również bieżące monitorowanie wszelkich zmian, które mogą wskazywać na ryzyko pojawienia się nowych niebezpieczeństw, mogących narazić przedsiębiorstwo na straty i utratę dobrego wizerunku.

Od czego zacząć?

Przystępując do tworzenia tzw. mapy zagrożeń, która jest punktem wyjściowym do opracowania określonych procedur będących reakcją na zidentyfikowane zagrożenia, zasadne jest korzystanie ze spostrzeżeń pracowników bezpośrednio wykonujących zadania, które mają być objęte procedurą. Niejednokrotnie to właśnie te osoby jako pierwsze sygnalizują problemy, z jakimi stykają się podczas realizacji swoich obowiązków. Procedury wewnętrzne (wytyczne, instrukcje) stanowią najważniejsze narzędzie, jeśli chodzi o zabezpieczenie przed nadużyciami oraz innymi formami bezprawnych działań, mogących narazić firmę na straty lub sankcje karne. Nie jest to jednak jedyny środek do minimalizacji tego rodzaju ryzyka. Innym, również bardzo istotnym narzędziem są szkolenia pracowników oraz rzetelne przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego. Jak już wcześniej wspomniano, podstawowe zagadnienia dotyczące zasad obowiązujących i przestrzeganych w przedsiębiorstwie określają zasady etyki danego przedsiębiorstwa. Można dość często spotkać się z nieprzychylnym nastawieniem kierownictwa do kwestii związanych z opracowywaniem procedur, z działaniami z zakresu compliance, które mają chronić przed nadużyciami lub sankcjami będącymi konsekwencją nie podjęcia we właściwym czasie środków prewencyjnych. Tymczasem trzeba pamiętać, że w biznesie, podobnie jak w medycynie bardzo dobrze sprawdza się hasło, iż lepiej zapobiegać niż leczyć.

Stan prawny na 14.05.2018

PODSTAWA PRAWNA:

Rozporządzenie Rady (WE) nr 2580/2001 z dnia 27 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych środków restrykcyjnych skierowanych przeciwko niektórym osobom i podmiotom mających na celu zwalczanie terroryzmu

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych

Alicja Fiałkowska

Alicja Fiałkowska

Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, doktor nauk prawnych. Zajmuje się bezpieczeństwem w biznesie, w szczególności: ochroną danych osobowych i bezpieczeństwem informacji, zarządzaniem ryzykiem zagrożeń , w tym opracowywaniem procedur o charakterze prewencyjnym, mających na celu zminimalizowanie ryzyka naruszenia prawa, jak również ochroną wizerunku firmy oraz nadużyciami pracowniczymi. Jest certyfikowanym audytorem śledczym Polskiego Instytutu Kontroli Wewnętrznej. Posiada doświadczenie w pracy śledczej. Specjalizuje się w opracowywaniu procedur mających na celu przeciwdziałanie powstawaniu nadużyć oraz algorytmu postępowania w przypadku ujawnienia nadużyć pracowniczych. Autorka wielu publikacji na temat zwalczania przestępczości zorganizowanej. Posiada doświadczenie jako wykładowca akademicki. Dobra znajomość języka niemieckiego, w tym terminologii prawnej.

Sprawdź również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *